Постоянный клиент — одной записью на месяцы вперёд

Чтобы записать постоянного клиента на каждую неделю, не нужно заводить запись заново: в окне записи выберите повтор, и все записи на нужный срок появятся в расписании сразу. Ученик ходит каждый вторник в 17:00 (так живут репетиторы), клиентка на массаж — раз в две недели, маникюр — раз в три недели. Правило задаётся один раз, а занятые даты видно до сохранения.

Если нужно просто повторить прошлую встречу на другую дату, для этого есть кнопка «Повторить» — про неё мы писали отдельно.

Повтор задаётся в окне записи

В окне создания записи, сразу после «Перерыва после записи», появилось поле «Не повторяется». Нажмите на него — откроется список: «Каждый день», «Каждую неделю», «Каждый месяц», «Каждый год» и «Другое…». Готовые варианты создают записи на год вперёд от первой.

Повторять можно не только запись клиента. Перерыв, например обед по будням, тоже ставится один раз. А групповое занятие повторяется сразу со всеми участниками: каждый из них окажется записан на каждое занятие серии.

Своё правило — в «Другое…»

Если готовых вариантов мало, нажмите «Другое…». Здесь задаётся, как часто повторять: раз в сколько-то дней, недель, месяцев или лет.

Для недели можно выбрать несколько дней: например, понедельник и четверг раз в две недели. Если ни один из выбранных дней не совпадает с днём записи, серия начнётся с ближайшего выбранного, и дата в окне записи сдвинется сама.

Для месяца есть два способа. Можно повторять по числу — «каждый месяц, 15-го». Если вы выбрали 31-е, а в месяце 30 дней, запись встанет на последний день месяца. А можно по дню недели — «каждый месяц во вторую пятницу». Если запись приходится на последнюю пятницу месяца, приложение предложит и вариант «в последнюю пятницу»: он не съедет, даже если в следующем месяце пятниц четыре, а не пять.

Закончить серию можно датой или числом встреч — от одной до десяти. Дальше чем на год вперёд повтор не идёт.

Занятые дни видно до сохранения

За год в расписании наверняка найдутся дни, когда в это время уже кто-то записан, выходной или вы не работаете в этот час. Talenza проверяет все даты серии до сохранения и показывает список проблемных — с датой и причиной, а при наложении ещё и с именем клиента и временем.

Дальше решаете вы. «Создать без наложений» пропустит такие даты, остальные записи появятся. «Всё равно создать» запишет на все даты: пригодится, если вы знаете, что этот выходной отменится. «Отмена» вернёт в окно записи, чтобы выбрать другое время.

Клиенту не придёт пачка сообщений

Создать двадцать записей разом — не повод отправить клиенту двадцать уведомлений. Сообщение «вы записаны» уходит только по ближайшей записи серии. О следующих клиент узнает так же, как обычно, — из напоминания перед каждой встречей.

У каждой записи серии своя страница. Если клиент отменит запись по ссылке из напоминания, отменится только эта встреча, остальные останутся.

Правка и отмена: эту или все следующие

В расписании у повторяющейся записи стоит значок повтора, а в деталях записи рядом со временем написано, как она повторяется и до какого числа.

Когда вы меняете или отменяете такую запись, приложение спросит: «Только эту» или «Эту и последующие». Перенесли ученика с вторника на среду насовсем — выберите «Эту и последующие», и вся оставшаяся серия переедет на среды. Если поменять само правило, например «каждую неделю» на «раз в две недели», это коснётся этой записи и всех следующих — приложение предупредит об этом до сохранения.

При отмене нескольких записей клиент получит сообщение только о тех, о которых уже знает: о первой записи серии, о той, по которой ему пришло напоминание, или о той, что он уже подтвердил. Сообщать об отмене встречи, о которой он не слышал, — только запутать.

Клиенту в Telegram

Если клиент пользуется нашим Telegram-ботом, в разделе «Мои записи» серия займёт одну строку: мастер, правило повтора и ближайшая дата. Список не превратится в двадцать одинаковых строк, и другие записи клиента в нём останутся видны.

Что стоит знать

Повтор ставит только мастер: на странице записи клиент выбирает одну встречу, как и раньше. У заявки, которая ждёт вашего подтверждения, поля повтора нет — сначала примите её, потом сделайте повторяющейся.

Пошаговая инструкция с кадрами из приложения — в базе знаний: Как сделать повторяющуюся запись.

Перед Новым годом постоянным клиентам лучше написать первыми: план на ноябрь и декабрь — в статье «Как заполнить запись перед Новым годом».

Итог

Постоянный клиент — это одна запись на месяцы вперёд, а не еженедельная рутина. Вы задаёте правило один раз, видите занятые дни заранее, а клиент получает ровно те сообщения, которые ему нужны. А визит, назначенный заранее, ещё и страхует от самой частой причины, по которой клиенты не возвращаются: клиент просто забыл.

Заметки о постоянном клиенте — как обращаться, что просил — удобнее держать в его карточке. Как вести клиентскую базу, чтобы она работала, — в статье «Клиентская база мастера».